Los metadatos no son sino datos referentes a otros datos. Podemos pensar en ellos como un nivel extra de información que se genera y se añade a un archivo informático de manera automática. Al crear un documento de Word, automáticamente se genera información referente al usuario y a otras personas. Esta información es lo que llamamos metadatos. En su página web, Microsoft advierte de que en los documentos creados con cualquier versión de Word, Excel o PowerPoint puede haber metadatos que contengan las informaciones siguientes: nombre e iniciales del usuario, empresa u organización, nombre del ordenador dentro de la red, etiqueta del disco duro o de la unidad de red que contiene el documento, la impresora (¡marca y modelo!) utilizada para obtener copias en papel, otras propiedades del documento y sinopsis del mismo, partes no visibles de objetos OLE incrustados, revisiones sucesivas del documento, incluyendo texto borrado que ya no se puede ver en pantalla, nombre de los autores anteriores del documento, versión del procesador de texto (MS-Word 9.0, 10.0, etc.), plantillas, texto oculto y comentarios.
Los metadatos resultan útiles para facilitar la localización de documentos en un repositorio, pero poco discretos cuando los usuarios comparten archivos a través de diskettes, CD-ROM, DVDs, llaves USB, redes de area local o extranets –incluyendo el IPod como recién descubierta amenaza para la seguridad corporativa-. Todo documento electrónico incluye el texto, las tablas, imágenes y cifras que vemos en pantalla, y también, incrustados en su interior, otros elementos que no se ven en nuestro software ofimático, pero que resultan perfectamente accesibles a través de métodos en ocasiones tan burdos como abrirlos con el bloc de notas de Windows. Con frecuencia estos datos ocultos contienen información confidencial, la cual queda asi al alcance de personas no autorizadas.
La seriedad del asunto queda ilustrada por un incidente que en el año 2003 provocó un revuelo en la prensa británica, cuando entre los metadatos de un informe sobre las armas de destrucción masiva de Saddam Hussein aparecieron los nombres de cuatro altos funcionarios de la administración Blair. Dicho documento era plagio de un artículo escrito durante la década de los 90. Sobre estos hechos puede consultarse un informe realizado por el mismo experto que descubrió el fraude.
W r i t e O n l y M o d e 